Die Verhandlungsvergabe und das Verhandlungsverfahren sind nur in wenigen, gesetzlich geregelten Ausnahmefällen zulässig. Die Zulässigkeit liegt beispielsweise vor, wenn

• bereits eine größere Leistung vergeben ist, eine kleinere dieser nachfolgt und beide sich nicht ohne Nachteil voneinander trennen lassen,
• nur ein bestimmter Unternehmer die Leistung aufgrund besonderer Anforderungen (z.B. Patentschutz, besondere Erfahrungen oder Geräte) erbringen kann,
• die Art und der Umfang der Leistung vor der Vergabe nicht eindeutig und erschöpfend festgelegt werden kann,
• eine erneute Öffentliche oder Beschränkte Ausschreibung kein wirtschaftliches Ergebnis verspricht,
• der Auftrag konzeptionelle oder innovative Lösungen umfasst,
• eine Leistung Geheimhaltungsvorschriften unterworfen ist.

Die Verhandlungsvergabe unterscheidet sich von der Öffentlichen und Beschränkten Ausschreibung. Verhandlungen über den gesamten Angebotsinhalt, auch den Preis, mit dem bietenden Unternehmen sind zulässig. Es gibt kein förmliches Verfahren.

Wird kein Teilnahmewettbewerb durchgeführt, fordert der öffentliche Auftraggeber Sie formlos zur Abgabe eines Angebots auf.

Die Vergabestelle darf nur Unternehmen zur Angebotsabgabe auffordern, die über die erforderliche

• Fachkunde,
• Leistungsfähigkeit und
• Zuverlässigkeit

verfügen. Falls die Vergabestelle im Vorfeld die Eignung nicht abschließend feststellen kann, kann sie die erforderlichen Eignungsnachweise verlangen.

Die Unternehmen geben das Angebot ebenfalls formlos ab. Die Vergabestelle prüft die Angebote und erteilt, ggf. nach Verhandlungen, den Zuschlag. Dies ist formlos möglich.

Bei öffentlichen Teilnahmewettbewerben können Sie bei der Vergabestelle einen Antrag auf Teilnahme am Wettbewerb stellen. Wenn die Vergabestelle Sie auswählt, fordert sie Sie auf, ein Angebot abzugeben. Sie übermittelt Ihnen dazu die entsprechenden Ausschreibungsunterlagen.

Die ausgefüllten vollständigen Ausschreibungsunterlagen senden Sie in der geforderten Form an die Vergabestelle. Die Vergabestelle kann verlangen, dass die Ausschreibungsunterlagen mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Auf dem Postweg oder direkt übermittelte ausgefüllte Ausschreibungsunterlagen müssen unterschrieben sein. Sie sind in einem verschlossenen Umschlag einzureichen.

Hinweis: Die Vergabestelle muss eine ausreichende Angebotsfrist einräumen.

Die Vergabestelle darf die Angebote erst nach Ablauf der Frist öffnen. Sie prüft ordnungs- und fristgemäß eingegangene Angebote nach folgenden Kriterien:

• Vollständigkeit,
• fachliche Richtigkeit und
• rechnerische Richtigkeit.

Die Vergabestelle teilt den Zuschlag in der Regel schriftlich mit. Er gilt gleichzeitig als Vertragsabschluss. Danach informiert sie nicht berücksichtigte Bieter und macht die Vergabe öffentlich bekannt.

Welche Unterlagen, Muster oder Proben Sie bei der Abgabe Ihres Angebots benötigen, können Sie den Ausschreibungsunterlagen entnehmen. Bei Fragen oder Unklarheiten sollten Sie sich direkt an die Vergabestelle wenden.

Allen Bewerbern und Bietern werden gleiche Fristen gesetzt.

Die Vergabestelle erstattet keine Kosten für die Erstellungdes Angebots. Verlangt diese jedoch die Ausarbeitung z.B. von Entwürfen, Plänen, Zeichnungen, die nicht üblicherweise zur Ausarbeitung der Bewerbungs- und Angebotsunterlagen gehören, sind diese Leistungen angemessen zu vergüten. Erkundigen Sie sich im Zweifel vor Ausarbeitung der zusätzlichen Unterlagen bei der Vergabestelle.

• § 119 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) (Verfahrensarten)
• § 134 (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) (Informations- und Wartefrist)
• §§ 14 - 20 Vergabeverordnung (VgV)
• §§ 9 - 13, 37 - 63 Vergabeverordnung (VgV) 
• § 3 und § 3a Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen - Teil A (VOB/A)
• §§ 11 - 19 Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen - Teil A (VOB/A)
• § 13 Sektorenverordnung (SektVO)
• § 12 Konzessionsvergabeverordnung (KonzVgV)