• Sie erbringen Dienstleistungen für
  • Einrichtungen der Bundesverwaltung,
  • Zuwendungsempfänger oder
  • kooperierende Bundesländer
• Die elektronische Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format (XML) vorliegen, das eine automati-sche und elektronische Verarbeitung ermöglicht (PDF Dokument oder Bilddatei genügen nicht).
• Die Rechnung muss folgende Anforderungen erfüllen:
  • CEN-Norm "Elektronische Rechnungsstellung"
  • Anforderungen der E-Rechnungsverordnung des Bundes und
  • Anforderungen der jeweiligen Nutzungsbedingun-gen der verwendeten Rechnungseingangsplattform
• Rechnungssender müssen sich für die Rechnungsstellung bei der jeweiligen E-Rechnungseingangsplattform registrieren.
   

Ihre E-Rechnungen können Sie:

• per E-Mail senden, 
• direkt hochladen, 
• per Weberfassung manuell erstellen oder 
• mittels Peppol versenden. 

Peppol eDelivery Network ist ein europäisches Transportnetzwerk für den Austausch von Dokumenten mit der öffentlichen Verwaltung (Pan-European Public Procurement OnLine). In jedem Fall müssen Sie sich vorher bei der jeweiligen E-Rechnungseingangsplattform registrieren.

• Für Rechnungen an Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung steht Ihnen die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) zur Verfügung. 
• Für Rechnungen an Behörden der mittelbaren Bundesverwaltung und kooperierender Bundesländer steht die Onlinezugangsgesetzkonforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) bereit.

Bei der Registrierung müssen Sie folgende Daten hinterlegen:

• Vor- und Nachname
• Passwort
• E-Mail-Adresse

Wenn Sie Ihre Rechnungen über die E-Rechnungseingangsplattformen übermitteln möchten:

• Rufen Sie den Link der jeweiligen E-Rechnungseingangsplattform auf.
• Registrieren Sie sich und melden Sie sich an.
• Wählen Sie über die Benutzerverwaltung einen für Sie optimalen Übertragungskanal für Ihre E-Rechnungen aus.
• Geben Sie stets die Leitweg-ID an, die Sie von Ihrem Auftraggeber bekommen haben.
• Ihre Rechnung wird durch die jeweilige E-Rechnungseingangsplattform automatisch auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft.
• Anschließend wird Ihre geprüfte elektronische Rechnung dem Rechnungsempfänger anhand der ihm zugeordneten Leitweg-ID bereitgestellt.
• Ihre Rechnung gilt als dem Rechnungsempfänger zugestellt, wenn sie bei der jeweiligen E-Rechnungseingangsplattform eingegangen ist.

Folgende Formate sind für rechnungsbegründende Anlagen zulässig: 

• PDF-Dokumente
• Bilder (PNG, JPG, JPEG)
• Textdateien (CSV)
• Excel-Tabellendokumente (XLSX)
• OpenDocument-Tabellendokumente (ODS)
• XML bei Verwendung der Extension

Wenn Sie Ihre Rechnung manuell über die E-Rechnungseingangsplattformen erstellen, dürfen Sie maximal 200 rechnungsbegründende Anlagen (insgesamt maximal 15 MB) anhängen.

Rechnungsbegründende Unterlagen 

Es gelten die mit Ihrem Auftraggeber vereinbarten Rechnungsfristen.

•    grundsätzlich kostenlos
•    aber: Wenn Sie einen Dienstleister mit der Übermittlung von Rechnungen beauftragen, können unter Umständen Kosten für diesen Dienstleister anfallen.

Ein Standard für die elektronische Rechnungsstellung ist der Stan-dard XRechnung. Der Standard wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) herausgegeben. Ferner koordiniert die KoSIT die Weiterentwicklung der XRechnung unter Einbezug von Experten aus Bund, Ländern und Kommunen. XRechnung ist eine Konkretisierung („Core Invoice Usage Specification“, kurz: CIUS“) der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und steht nicht in Konkurrenz zur europäischen Norm.

• E-Rechnungsverordnung
• Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen