Die Unternehmenskarte wird für Fahrzeuge benötigt, die ein digitales Kontrollgerät eingebaut haben. Das digitale Kontrollgerät ist für bestimmte Fahrzeuge, die ab 1. Mai 2006 erstmals zum Verkehr zugelassen wurden, vorgeschrieben. Bis auf wenige Ausnahmen sind betroffen:

• Fahrzeuge, die der Güterbeförderung dienen und deren zulässige Höchstmasse einschließlich Anhänger oder Sattelanhänger 3,5 Tonnen übersteigt, sowie
• Fahrzeuge, die zur Personenbeförderung dienen und die nach ihrer Bauart und Ausstattung geeignet und dazu bestimmt sind, mehr als neun Personen – einschließlich des Fahrers – zu befördern.

Im Massenspeicher des digitalen Kontrollgeräts werden unter anderem fahrer- und unternehmensbezogene Daten sowie Lenk- und Ruhezeiten, Lenkzeitunterbrechungen / Pausen, andere Arbeitszeiten sowie gefahrene Wegstrecken und Geschwindigkeiten der Fahrer und gegebenenfalls Beifahrer erfasst und bis auf die Geschwindigkeit über einen Zeitraum von mindestens einem Jahr gespeichert. Ist die Speicherkapazität erreicht, werden die ältesten Daten überschrieben.

Die Unternehmenskarte weist das Unternehmen aus und dient der Sperrung beziehungsweise Freigabe der im Massenspeicher des digitalen Kontrollgeräts hinterlegten fahrer- und unternehmensbezogenen Daten. Der Unternehmer hat dafür zu sorgen, dass zu Beginn und am Ende des Fahrzeugeinsatzes für das Unternehmen die Unternehmenskarte in das Kontrollgerät gesteckt/eingegeben wird, um den Einsatz des Fahrzeuges dem Unternehmen zuzuordnen. Dadurch ist sichergestellt, dass andere Unternehmen nicht auf die Daten im Massenspeicher des Kontrollgeräts zugreifen können (Datenschutz). Die Unternehmenskarte ermöglicht das Anzeigen, Herunterladen und Ausdrucken der Daten, die im Massenspeicher unter dem jeweiligen Unternehmen hinterlegt sind.

Unternehmenskarten sind nicht personenbezogen. Sie werden an den Unternehmer selbst oder die nach dem Gesetz, der Satzung oder des Gesellschaftsvertrags zur Vertretung berufenen Personen übergeben. Ein Unternehmen kann mehrere Unternehmenskarten erhalten.

Der Unternehmer darf seinen Fahrern die Unternehmenskarte nicht aushändigen. Der Fahrer hätte dadurch unzulässigerweise die Möglichkeit, neben seinen eigenen Fahr- und Arbeitsdaten, die Daten anderer Fahrer des Unternehmens einzusehen beziehungsweise auf diese zuzugreifen (Datenschutz).